En arbetsmiljöpolicy vid inköp blir användbar när du översätter principerna till frågor om hur varan eller tjänsten påverkar arbetet. Beskriv användningen och undersök relevanta risker före beslutet. En allmän formulering om en god arbetsmiljö ersätter inte bedömningen av det konkreta inköpet.
Vad ska arbetsmiljöpolicyn bidra med?
AFS 2023:1 kräver en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Vid tio eller fler arbetstagare ska policyn vara skriftlig. De allmänna råden beskriver värdet av en tydlig och konkret policy som går att följa upp.
Policyn kan ge riktning när olika inköpsalternativ jämförs. Om verksamheten vill förebygga belastningsbesvär behöver frågan synas i användarkraven. Om arbetet ska ge tillgång till stöd behöver ett nytt system inte bara bedömas utifrån funktioner, utan också utifrån hur användarna får hjälp.
Beskriv användningen innan du jämför erbjudanden
Ta reda på vem som använder lösningen, hur ofta och i vilka arbetsmoment. Beskriv även rengöring, underhåll eller andra moment som följer med inköpet. Ett erbjudande kan se bra ut för huvuduppgiften men innebära svårigheter för dem som ska sköta resten av arbetsförloppet.
Involvera berörda arbetstagare och skyddsombud i arbetsmiljöarbetet. De kan bidra med förutsättningar som beställaren annars missar. Be om konkreta beskrivningar: var produkten används, vilket utrymme som finns och hur den samspelar med andra uppgifter. Skilj denna undersökning från en allmän önskelista.
- Vilken uppgift ska lösningen hjälpa er utföra?
- Vilka arbetsmiljöförhållanden förändras?
- Vilka användare behöver kunna prova eller beskriva behovet?
- Vilken kunskap och vilka instruktioner krävs?
- Hur ska ni kontrollera användningen efter införandet?
Ställ frågor som går att besvara
En begäran om en säker eller ergonomisk produkt är ofta för bred. Beskriv i stället arbetsmomentet och de förutsättningar som leverantören behöver förstå. Fråga vilket underlag som finns, vad det omfattar och om lösningen har begränsningar för den användning ni planerar.
Ett exempel: ni överväger ett nytt digitalt verktyg för arbetsplanering. Policyn säger att arbetet ska vara begripligt och ge rimliga förutsättningar. Då kan beställaren behöva fråga hur ändrade uppgifter visas, vilka som ser prioriteringar och hur användaren får återkoppling. Ett stort antal funktioner besvarar inte dessa frågor automatiskt.
Hantera förändringen i verksamhetens SAM
När en ändring i verksamheten planeras ska arbetsgivaren undersöka om den medför risker och bedöma dem. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. Ett inköp som förändrar arbetsmetoder, utrustning eller organisering behöver därför sättas i sitt verksamhetssammanhang. Leverantörens produktinformation kan vara underlag, men ersätter inte arbetsgivarens bedömning.
Avsätt också tid för införandet. Behövs utbildning, ändrade rutiner eller hjälp under en övergång? Kostnaden för produkten är inte hela planeringsfrågan. Vår artikel om budgetunderlag för BAM i en liten grupp visar hur olika kostnader kan hållas isär när kunskapsbehov planeras.
Kontrollera om lösningen hjälper i arbetet
Bestäm före införandet vad ni behöver följa upp. Fråga användarna om den avsedda förbättringen uppnås och om något annat arbetsmoment blir svårare. Kontrollera genomförda arbetsmiljöåtgärder och hantera kvarstående risker. En lyckad leveranskontroll visar inte alltid att arbetsmiljön blir bättre.
Dokumentera också vad ni lär er inför nästa inköp. Om samma användningsfråga missas flera gånger kan beställningsrutinen behöva förbättras. För chefer och skyddsombud som behöver gemensamma begrepp om riskbedömning och samverkan kan du läsa om BAM och välja utbildningsform.
Vanlig fråga: behöver policyn innehålla en inköpsmall?
Det finns inget sådant generellt krav i AFS 2023:1. Policyn kan ange riktning medan en separat rutin beskriver inköpsarbetet. Det viktiga är att principerna går att använda och följa upp i verksamheten. Behåll dokumenten begripliga och se till att beställare vet var de hittar det konkreta stödet.
Pröva frågorna vid ett konkret inköpsärende innan ni använder dem överallt. Be beställaren visa vilket underlag som finns och vad som saknas. En enkel genomgång kan visa att en allmän princip behöver kompletteras med en ansvarig person eller en tidigare kontrollpunkt.
Källor och avsändare
Regelkälla: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, gällande digital lydelse, kontrollerad 10 oktober 2026. Checklistor och exempel är redaktionella förslag. Webbplatsen drivs av AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Bild: Vitaly Gariev/Unsplash. Används enligt Unsplashs licens.